Factoraje de fletes con una autoridad nueva

Por qué los primeros meses son los más difíciles

Un transportista con una autoridad de operación recién otorgada enfrenta dos problemas a la vez. Tiene que encontrar brókers dispuestos a darle carga, y tiene que aguantar las semanas que pasan entre entregar esas cargas y recibir el pago. Ninguno de los dos problemas tiene mucho que ver con qué tan bien se maneja el tráiler.

Paquetes de alta con brókers y filtros por antigüedad

Antes de que un bróker le asigne una carga, da de alta al transportista en su sistema. El paquete de alta normalmente pide los números MC y USDOT, un certificado de seguro que nombre al bróker como titular del certificado, un formulario W-9, un contrato bróker-transportista firmado y las instrucciones de pago. Un transportista nuevo llena un paquete así para cada bróker con el que trabaja.

Muchos brókers también filtran a los transportistas según cuánto tiempo lleva activa la autoridad, y algunos no le dan carga a un transportista hasta que tenga unos meses de historial. Los límites varían según el bróker y casi nunca se publican. La lista de verificación para autoridades nuevas de BasicBlock dice que muchos brókers exigen 30, 60 o hasta 90 días de autoridad activa antes de trabajar con un número MC nuevo. En la práctica, las primeras cargas de un transportista nuevo suelen venir de los brókers y las bolsas de cargas (load boards) que sí aceptan autoridades nuevas, a veces con tarifas más bajas, mientras pasan esos filtros de antigüedad.

Los brókers también están revisando contra el fraude. Las bolsas de cargas han agregado herramientas de verificación de transportistas que marcan señales de riesgo, como datos de contacto que cambian seguido o domicilios virtuales; el resumen de Bobtail sobre la función de verificación de Truckstop describe que a los transportistas se les clasifica como de riesgo alto, medio o bajo. Una autoridad nueva no tiene historial que compense esas alertas, así que mantener iguales en todas partes sus datos de registro ante la FMCSA, su teléfono, su correo y su domicilio físico importa más de lo que parece.

Sin historial de crédito

Una empresa de transporte nueva normalmente no tiene expediente de crédito comercial, y un banco que ve un negocio que apenas empieza, con un solo tráiler y sin historial de ingresos, rara vez le abre una línea de capital de trabajo. Esa es la razón principal por la que el factoraje es común entre transportistas nuevos: el factor está evaluando sobre todo al bróker que debe la factura, no al transportista. OTR Solutions lo dice directamente en sus preguntas frecuentes para autoridades nuevas: "freight factoring is based on your customers' credit, not yours" (el factoraje de fletes se basa en el crédito de sus clientes, no en el suyo).

El seguro, antes de mover cualquier cosa

Las reglas federales dicen que un autotransportista de alquiler no puede operar un vehículo hasta que tenga vigente la responsabilidad financiera mínima requerida, comprobada con un endoso de seguro MCS-90 o una fianza MCS-82 (49 CFR 387.7). Para un transportista de alquiler de carga no peligrosa en vehículos de 10,001 libras o más, el mínimo es $750,000; los transportistas de petróleo y de muchos materiales peligrosos necesitan $1,000,000, y ciertos materiales peligrosos a granel necesitan $5,000,000 (49 CFR 387.9). Esos son los mínimos federales. Muchos paquetes de alta de brókers piden límites de responsabilidad civil más altos y cobertura de carga, y las aseguradoras les ponen precio con cautela a las autoridades nuevas y a los choferes con menos experiencia. Las preguntas frecuentes para negocios que empiezan de Apex Capital señalan que las aseguradoras son mucho más selectivas con los choferes más nuevos. El enganche de la prima del seguro suele ser el gasto en efectivo más grande que hace un transportista nuevo, y llega antes de la primera carga.

La espera entre el trámite y el primer viaje

Obtener el número MC no es lo mismo que poder jalar carga. Cuando la FMCSA revisa una solicitud de autoridad de operación, se publica un resumen en el FMCSA Register como otorgamiento preliminar para que cualquiera que quiera oponerse pueda protestar, y el solicitante debe tener registrados su comprobante de seguro y el Formulario BOC-3 (designación de agentes para recibir notificaciones legales) dentro de los 20 días siguientes a esa publicación (49 CFR 365.109T). La página de autoridad de transporte de Apex describe esa misma etapa como un periodo de revisión obligatorio mientras se procesan los registros del seguro y del BOC-3, y sus preguntas frecuentes dicen que normalmente pasan unas semanas desde la solicitud antes de que usted pueda jalar cargas interestatales. Los registros de seguro faltantes o incorrectos son la causa más común de retraso.

Durante esa espera ya están corriendo el pago del tráiler y el del seguro, y por eso muchos transportistas consiguen un factor antes de que la autoridad quede activa.

El Programa de Garantía de Seguridad para Nuevos Participantes

La autoridad de operación no se vuelve permanente hasta que el transportista completa el New Entrant Safety Assurance Program (Programa de Garantía de Seguridad para Nuevos Participantes) de la FMCSA (49 CFR 365.110). Las reglas principales:

• Un periodo de vigilancia de 18 meses. En cuanto un nuevo participante cumple los requisitos previos a operar, queda sujeto a vigilancia de seguridad como nuevo participante durante 18 meses, en los que se observa de cerca su desempeño de seguridad en carretera (49 CFR 385.307).
• Una auditoría de seguridad dentro de los primeros 12 meses. La página de auditorías de seguridad para nuevos participantes de la FMCSA dice que los transportistas deben pasar por una auditoría de seguridad dentro de sus primeros 12 meses de operación, y que a un transportista que la aprueba se le sigue vigilando el resto del periodo de 18 meses. El reglamento dice que la auditoría se hace cuando el transportista ya lleva suficiente tiempo operando como para evaluar sus controles de seguridad, y que todos los registros requeridos deben ponerse a disposición del auditor (49 CFR 385.307).
• Violaciones que reprueban automáticamente. Según el 49 CFR 385.321, un nuevo participante reprueba la auditoría automáticamente si viola cualquiera de 16 reglamentos enumerados. Entre ellos están no tener programa de pruebas de drogas y alcohol o no tener programa de pruebas aleatorias, usar a un chofer que se negó a una prueba o que se sabe que salió positivo, usar a sabiendas a un chofer sin una CDL válida o a un chofer descalificado o sin aptitud médica, operar sin el seguro requerido y usar un vehículo puesto fuera de servicio antes de repararlo. Dos de los puntos, no exigir a los choferes que lleven el registro de horas de servicio y usar vehículos que no han tenido su inspección periódica, causan reprobación automática solo cuando se encuentran en el 51% o más de los registros revisados.
• Plazos para acciones correctivas. Después de una auditoría reprobada, la FMCSA envía, dentro de los 45 días siguientes a la auditoría, un aviso por escrito de que el registro del transportista será revocado a menos que corrija los problemas. La mayoría de los transportistas de carga tienen entonces 60 días a partir del aviso para corregirlos; los transportistas de pasajeros y de materiales peligrosos tienen 45 días (49 CFR 385.319).
• Acción acelerada. Ciertas violaciones graves durante el periodo de nuevo participante pueden provocar una auditoría acelerada o una revisión de cumplimiento, y a un transportista que no responde en 30 días a una exigencia de acción correctiva se le revoca el registro (49 CFR 385.308).

El factoraje no cambia nada de esto, pero sí le importa a su factor. Una autoridad revocada o fuera de servicio le impide jalar carga y puede activar las cláusulas de incumplimiento de un contrato de factoraje. Mantenga en orden desde la primera carga los expedientes de calificación de los choferes, la inscripción al programa de pruebas de drogas y alcohol, las bitácoras y los registros de inspección.

Qué factores dicen trabajar con autoridades nuevas

Muchos factores aceptan transportistas nuevos, pero menos lo dicen en términos concretos en sus propios sitios. Abrimos las páginas de cada empresa y anotamos solo lo que la propia empresa declara. Tómelos como punto de partida y confirme los términos vigentes en una llamada.

No encontramos una política publicada para autoridades nuevas en las páginas que abrimos de RTS Financial, Triumph, TAFS, Riviera Finance, Thunder Funding, Porter Freight Funding ni 5 Star Freight Factoring. Eso no significa que rechacen a transportistas nuevos; de varias se dice ampliamente que sí los aceptan. Significa que debe preguntar directamente y pedir la respuesta por escrito.

Cómo ayuda un factor a un transportista nuevo

El flujo de efectivo es el beneficio obvio, pero para una autoridad nueva los servicios adicionales pueden importar igual:

• Verificación de crédito de brókers. Antes de que usted acepte una carga, un factor le puede decir si le compraría facturas de ese bróker y cómo paga ese bróker. Para un transportista sin historial propio, esa es la mejor protección contra jalar carga para un bróker que nunca paga. La mayoría de los factores de fletes incluyen la verificación de crédito; OTR Solutions, por ejemplo, anuncia verificación de brókers 24/7 en su página para autoridades nuevas.
• Ayuda con los paquetes de alta. Una vez que su cuenta queda asignada a un factor, los brókers le pagan directamente al factor, y el aviso de cesión (NOA) del factor y sus datos para enviar los pagos van en cada alta con un bróker. Algunos factores también envían su paquete a los brókers o le guardan en archivo su certificado de seguro y su W-9.
• Ayuda con el trámite de la autoridad. Apex, Bobtail y TBS anuncian servicios para tramitar la autoridad misma, según las páginas de la tabla de arriba. Lea qué viene incluido: un servicio de trámite gratuito ligado a un contrato de factoraje es una herramienta para conseguir clientes, y los términos del factoraje necesitan la misma revisión de siempre.
• Tarjetas de combustible y adelantos de combustible. Muchos factores de fletes combinan el factoraje con una tarjeta de combustible o adelantan parte del valor de una carga al recogerla. Nuestra guía sobre tarjetas de combustible en el factoraje de fletes explica cómo funcionan esos programas y de dónde salen los descuentos.
• Ayuda administrativa. El factor se encarga de la cobranza, la facturación y el seguimiento de pagos, y a usted le queda más tiempo para buscar carga.

Qué vigilar en el contrato

Los transportistas nuevos firman su primer contrato de factoraje justo cuando tienen menos poder de negociación y menos experiencia leyendo contratos. Antes de firmar, revise nuestra guía sobre cómo leer un contrato de factoraje y fíjese en estos puntos en particular:

• Plazo del contrato y renovación automática. Algunos factores trabajan mes a mes o con periodos de prueba; otros usan plazos de un año que se renuevan automáticamente a menos que usted avise por escrito dentro de un periodo corto. Las preguntas frecuentes de factoraje de Bobtail, por ejemplo, dicen que después de un periodo de prueba de 90 días lo pasan a un contrato de largo plazo, mientras que la página de inicio de Thunder Funding dice que nunca le pedirá firmar un compromiso de largo plazo. Sepa cuál de los dos está firmando.
• Cargos por cancelación y aviso. Averigüe cuánto cuesta salirse antes de tiempo y cuántos días de aviso por escrito se requieren. Los cargos por cancelación anticipada y los requisitos de liquidación son donde muchos transportistas se quedan atorados.
• Volumen mínimo. Un volumen mínimo mensual, o un cargo por factorar menos de cierto volumen, le pega a un transportista nuevo cuyo número de cargas es impredecible. La página de factoraje de Triumph anuncia que no tiene mínimos ni reservas, y ese es el tipo de lenguaje que conviene buscar.
• Factoraje de toda la cartera frente a factoraje por factura (spot). Un contrato de toda la cartera (full-turn) le obliga a factorar todas las facturas de todos sus clientes. El factoraje por factura (spot) o selectivo le deja escoger las cargas. El de toda la cartera suele salir más barato, pero significa que hasta las facturas de sus brókers que pagan rápido llevan comisión.
• Gravamen UCC. Los factores presentan un registro UCC (declaración de financiamiento UCC-1) sobre sus cuentas por cobrar, y a veces sobre todos los activos del negocio. Un gravamen general puede bloquear un financiamiento de equipo o un cambio posterior a otro factor hasta que se libere.
• Recurso. En el factoraje con recurso, usted recompra las facturas que el bróker no paga. El factoraje sin recurso normalmente cubre solo la insolvencia del bróker, no las disputas ni los pagos incompletos. Nuestra guía sobre factoraje con recurso y sin recurso explica qué protege realmente cada uno.
• Cada cargo fuera de la comisión anunciada. Los cargos de solicitud, de ACH y de transferencia bancaria (wire), de procesamiento de facturas, de verificación de crédito, de reserva y de volumen mínimo mensual pueden sumar. Consulte los cargos ocultos del factoraje y haga sus propias cuentas con la calculadora.

Un ejemplo con números de por qué esto importa: en una carga hipotética de $2,500 con una comisión de 3%, la comisión de factoraje es $75. Si el mismo contrato agrega un cargo de $15 por cada transferencia bancaria y un mínimo mensual de $100 que un transportista nuevo no alcanza en un mes flojo, el costo real de las cargas de ese mes puede quedar muy por encima de la comisión anunciada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo factorar antes de que mi autoridad esté activa?

Normalmente puede presentar la solicitud y obtener la aprobación, pero un factor no puede comprar una factura hasta que haya una carga entregada, y usted no puede jalar carga interestatal de alquiler hasta que su autoridad esté activa y su seguro y su BOC-3 estén registrados. Muchos transportistas se dan de alta con un factor durante el periodo de revisión para tener el fondeo listo para la primera carga.

¿Necesito buen crédito personal para factorar como transportista nuevo?

Normalmente no. Los factores deciden sobre todo con base en el crédito de los brókers y embarcadores que deben sus facturas. OTR Solutions lo dice directamente. Algunos factores aun así revisan los antecedentes o el crédito del dueño y buscan gravámenes fiscales o registros UCC anteriores, así que pregunte qué revisan.

¿Por qué algunos brókers no me dan cargas?

Muchos brókers fijan una antigüedad mínima de la autoridad y revisan más a fondo a los transportistas nuevos por el fraude y el robo de carga. Los límites varían y no están estandarizados. Trabaje primero con los brókers y las bolsas de cargas que aceptan autoridades nuevas, mantenga su paquete de alta completo y consistente, y la lista de brókers dispuestos a darle carga irá creciendo conforme su autoridad gane antigüedad.

¿El factoraje me ayuda a aprobar la auditoría de seguridad de la FMCSA?

No. La auditoría de seguridad para nuevos participantes revisa sus controles de gestión de seguridad: pruebas de drogas y alcohol, calificación de choferes, horas de servicio, mantenimiento de vehículos y seguro (49 CFR 385.321). Un factor le puede ayudar con el flujo de efectivo para que pueda pagar esas cosas, pero el cumplimiento le toca a usted.

¿Un transportista nuevo debe escoger factoraje con recurso o sin recurso?

El factoraje sin recurso cuesta más y normalmente cubre solo la insolvencia del bróker. Como un transportista nuevo suele jalar carga para brókers que no conoce, esa cobertura puede valer algo, pero lea la definición de pérdida cubierta antes de pagar por ella. Nuestra guía de factoraje con recurso y sin recurso explica las diferencias.

¿Puedo cambiarme de factor más adelante?

Sí, pero el contrato define cómo. Tendrá que avisar dentro del plazo requerido, pagar cualquier cargo por cancelación y lograr que el factor anterior libere su gravamen UCC y envíe cartas de liberación a sus brókers. Evite plazos largos con renovación automática en su primer contrato para poder cambiarse una vez que tenga más historial y más poder de negociación.

Para ver de manera más amplia cómo funciona el factoraje de fletes para transportistas de todos los tamaños, consulte nuestra página de factoraje de fletes y transporte.